La SCPCP a le droit, en vertu de la partie VIII de la Loi sur le droit d’auteur, de procéder à une vérification sur les lieux de l’entreprise déclarante afin de confirmer l’exactitude des rapports et des paiements du fabricant ou de l’importateur. Les vérifications peuvent être effectuées en tout temps au cours des heures régulières de bureau si un avis raisonnable a été donné. Les fabricants et les importateurs sont responsables du paiement des coûts de la vérification lorsque cette dernière révèle que l’écart du sous-paiement est supérieur à 10% pour une quelconque période de rapport.

Qui peut faire l’objet d’une vérification?

Divers facteurs sont pris en compte afin d’établir s’il convient de procéder à une vérification. Parmi ceux-ci, on trouve notamment la date de la dernière vérification de l’entreprise, les volumes indiqués dans les rapports, les marques rapportées et les préoccupations liées à la conformité telles que des rapports remis en retard. Les entreprises qui ont commencé à produire des rapports en réaction à des mesures d’application du tarif font souvent l’objet d’une vérification. De plus, lorsqu’une entreprise informe la SCPCP qu’elle a l’intention de cesser de produire des rapports, son dossier fait l’objet d’un examen visant à établir s’il y a lieu de procéder à une vérification de fermeture.

Étapes précédant une vérification

Les vérifications débutent par une lettre de la SCPCP qui informe l’entreprise déclarante qu’elle a été choisie pour faire l’objet d’une vérification. La lettre est envoyée au moins deux semaines avant le début de la vérification. L’avis de vérification précise l’identité du cabinet comptable qui procédera à la vérification et la date proposée pour le début de la vérification.

La SCPCP recommande aux entreprises selectionnées pour faire l’objet d’une vérification qu’elles révisent leurs dossiers avant l’arrivée du vérificateur. Une erreur declarée à la SCPCP avant le commencement de la vérification ne sera pas prise en compte pour établir si, oui ou non, l’entreprise déclarante est responsable du paiement de la vérification. Toute erreur découverte pendant la vérification sera prise en compte dans les calculs. À titre d’exemple, si une entreprise n’a pas declaré de ventes au cours d’une période donnée et que le vérificateur découvre qu’il y a eu des ventes, l’entreprise devra acquitter le coût de la vérification.

Vous trouverez ci-dessous une liste des types de renseignements nécessaires à la vérification:
•    registre des ventes;
•    registre des achats;
•    registre des stocks et accès aux stocks physiques;
•    liste des endroits;
•    dossiers bancaires;
•    grand livre général;
•    états financiers;
•    documents justificatifs.

Étapes suivant une vérification

Une fois la vérification terminée et le rapport de vérification complété, la SCPCP informera l’entreprise déclarante des résultats de la vérification.

•    Si des redevances sont exigibles, la SCPCP enverra une facture pour les sommes non payées, incluant les intérêts.
•    Si les montants exigibles excèdent de 10% les sommes qui furent payées pour une quelconque période, la SCPCP facturera également à l’entreprise déclarante le coût de la vérification, comme cela est prévu en vertu du tarif.
•    Si la vérification établit que des redevances ont été payées en trop, la SCPCP informera l’entreprise déclarante de la somme du crédit qui sera appliqué à son prochain ou à ses prochains paiements de redevances.