Les fabricants et importateurs sont tenus de déposer des rapports auprès de la SCPCP avec leurs versements de redevances. Ces rapports sont exigés pour permettre à la SCPCP de confirmer l'exactitude des paiements. L'ampleur et la nature exactes des renseignements à fournir à la SCPCP sont définies dans les décisions de la Commission du droit d'auteur et reflétées dans les formulaires de déclaration de la SCPCP. Veuillez cliquer ici pour obtenir un exemplaire du formulaire de déclaration en vigueur actuellement. Les fabricants et importateurs sont également tenus d'établir des registres détaillés qui puissent permettre à la SCPCP de s'assurer de l'exactitude des renseignements qui lui sont fournis lorsqu'une vérification s'avère nécessaire. Ces registres doivent être conservés pendant une période de 6 ans.
 
 
Les fabricants et importateurs doivent respecter les périodes comptables établies dans le tarif pour la copie privée homologué par la Commission du droit d'auteur. En vertu de ce tarif, l'année est divisée en périodes de deux mois dont la première est celle de janvier-février. Le fabricant ou l'importateur qui a versé moins de 2 000 $ au cours de la période de janvier à juin ou de juillet à décembre précédente peut verser ses redevances moins fréquemment, c'est-à-dire semestriellement. Quelle que soit la fréquence des versements, le rapport doit être remis et la redevance doit être versée au plus tard le dernier jour du mois suivant la fin d'une période comptable, sinon le montant non payé porte intérêt.
 
 
La SCPCP a le droit d'effectuer une vérification sur place pour confirmer l'exactitude des rapports et des paiements d'un fabricant ou importateur. Une vérification peut être exécutée à tout moment durant les heures régulières de bureau moyennant un préavis raisonnable. Le fabricant ou importateur doit assumer les coûts de la vérification si celle-ci révèle que les droits à verser ont été sous-estimés de plus de dix pour cent pour toute période comptable.